Het bepalen van systeemgrenzen? Over het vaststellen van organisatiedoelen en de systeembenadering Jan In ’t Veld

In Parsons systeem theorie, hippies, Ratelband en mieren die netwerken verkennen wordt Jan in ’t Veld aangehaald omdat zijn denkbeelden veel overeenkomsten vertonen met Actor-Network Theory (ANT). Echter In ’t Velds pleidooi voor een systeem benadering kent ook enkele verschillen die te maken hebben met zijn ideeën over de relatie tussen zijn model en de werkelijkheid (de organisatie). In deze post een poging die verschillen naar voren te brengen. Dit stelt ons dan in staat om in een volgende post zowel de waarde van benadering van Jan In ’t Veld te zien, als de grenzen daarvan.

De systeem benadering van Jan in ’t Veld.

Volgens In ’t Veld (De analyse van organisatieproblemen, tweede druk, 1978) is een systeem ‘een binnen de totale werkelijkheid te onderscheiden verzameling elementen die onderling gerelateerd zijn’. De grenzen van dat systeem worden vervolgens bepaald door het doel van het systeem vast te stellen. In de benadering van In ’t Veld kennen systemen dus een zekere zelfstandigheid die samenhangt met het doel of de functie van dat systeem. Systemen staan volgens In ’t Veld echter bijna nooit op zichzelf. De elementen van het systeem (werknemers) kunnen namelijk ook relaties hebben met elementen buiten het systeem (familie, vereniging etc.).

In ’t veld spreek vervolgens dan ook over open systemen. Dat klinkt raar in de oren. Als een systeem open is maakt het onderdeel uit van een groter systeem (context) en zijn de systeem grenzen dus niet zomaar vanzelfsprekend. Een open systeem is dus niet een zelfstandig systeem, maar een deelsysteem dat je voor praktische overwegingen als zelfstandig object behandeld. Dit vereist echter dat je allereerst kennis moet nemen van  de context waarin de organisatie opereert, om vast te stellen welk specifiek doel of functie daarin wordt vereist. In een complexe samenleving zoals de onze, is dat geen eenvoudige opgave.

Het is jammer dat In ‘t Veld deze inzichten dan ook niet verbindt aan zijn pleidooi voor een ‘black box’-benadering. Hij schrijft namelijk dat je complexe systemen kan bekijken als een black box: je hoeft geen weet te hebben van de interne werking van een systeem om te achterhalen wat er in gaat, wat daar aan verandert, en wat er vervolgens uit het systeem rolt. Hij lijkt hiermee te suggereren dat je niet hoeft te weten hoe een organisatie van binnen werkt om haar (mogelijke) functie te achterhalen.

Black box - een systeem met voorspelbare output bij een bekende input

Black box – een systeem met voorspelbare output bij een bekende input

Zoals hieronder zal blijken ligt het verschil tussen Jan In ’t Veld en ANT namelijk in hun gebruik van dat concept. Waar In ’t Veld namelijk spreekt over een black box om een blik op de werkelijkheid te beschrijven, gebruikt ANT zwarte dozen om de werkelijkheid zelf te beschrijven. Volgens ANT moet je een organisatie namelijk eerst tot zelfstandig systeem maken, om het vervolgens als zodanig te kunnen analyseren en – vooral – besturen. Een organisatie vervult namelijk pas echt één functie of doel, als het bedrijf ook daadwerkelijk een systeem wordt dat in beweging is. Je moet je model dus niet alleen aanpassen aan de werkelijkheid, maar je kan (en moet) de werkelijkheid ook aanpassen aan je model, om daar iets mee te kunnen doen.

De systeem grens?

In ’t veld neemt door zijn model slechts als bril te beschrijven een grote hypotheek op de werkelijkheid, waardoor hij vervolgens moeite krijgt met het beschrijven van de relatie tussen zijn model en de werkelijkheid. Hij biedt bijvoorbeeld interessante methodes om de systeemdoelen en functies te achterhalen, maar laat duidelijk merken dat hier veel keuzes mee gemoeid zijn, die niet altijd even makkelijk te maken zijn.

Doelen en functies van systemen zijn namelijk dingen die telkens opnieuw vastgesteld moeten worden, omdat die context waarin zij bestaan verandert. Als er iets in de samenhang van het ‘systeem’ verandert, intern of extern, dan verandert ook welke functies er worden vervult. Het is al één ding om in eerste instantie die doelen met onderzoek te achterhalen, het is een tweede om een organisatie vervolgens ontvankelijk te houden voor veranderingen in haar (gewenste/mogelijke) functies en doelen. In een snel veranderende situatie kan het periodiek herhalen van dat onderzoek misschien niet voldoende zijn.

Vandaar dat In ’t veld een lang hoofdstuk schrijft over organisatiedoelen en het vaststellen daarvan. Je kan namelijk pas over een systeem spreken als het doel van de specifieke samenhang bepaald is, en je aan de hand daarvan de systeemgrenzen kan trekken. Kan je dat doel niet vaststellen, dan heb je ook geen criterium om het binnen van het buiten te scheiden. Als een producent bijvoorbeeld alleen tot doel heeft zijn producten te maken en te verkopen aan groothandelaren, dan valt de logistiek naar de klant toe niet binnen het systeem. Heeft hetzelfde bedrijf echter tot doel om zijn producten aan de eindgebruiker te verkopen en leveren, dan zal men dat stuk van de logistieke keten ook binnen het systeem moeten rekenen. Afhankelijk van het doel kunnen dus de systeemgrenzen verschuiven en kan de vereiste controle sfeer zich uitbreiden.

Daarnaast hoeft niet in elke vorm van organisatie een doel aanwezig te zijn. Zo kan je bijvoorbeeld stellen dat natuurlijke organisatie geen doel heeft, en alleen vanuit ons perspectief een bepaalde functie vervult, en dus ook pas vanuit ons perspectief een zelfstandigheid en objectiviteit kent. Vervult een werkbij bijvoorbeeld een functie ten diensten van zijn koningin? Of volgt hij slechts zijn natuurlijke driften zonder daarbij een zin te willen geven aan zijn handelen? Over het algemeen vinden we dat alleen wij mensen (en misschien dieren zoals mensapen en dolfijnen) kunnen nadenken over en reflecteren op oorzaak en gevolg, in plaats van puur te reageren op instincten.

Systemen zijn niet werkelijkheid, zij worden werkelijkheid!

Als de context verandert, verandert dus ook het (mogelijke) doel of de functie van het systeem en dus ook mogelijk de grenzen van dat systeem. Het is echter niet vanzelfsprekend dat elke vorm van organisatie ook daadwerkelijk een doel nastreeft. Het risico is zelfs dat een onderzoeker zijn resultaten vertekent omdat zijn keuze om een bepaald doel te hanteren bepaald welke systeemgrenzen hij zal vinden (of andersom dat een keuze voor bepaalde systeemgrenzen bepaald welk doel of functie hij zal vinden). Wat is in werkelijkheid eerder; het systeem of haar doelen en functies? Deze vraag is niet makkelijk te beantwoorden. Maar is dat wel nodig?

Het is jammer dat In ’t veld niet een extra stap zet en accepteert dat je de organisatie niet alleen bekijkt vanuit een systeem model, maar dat je dan ook moet constateren dat je in werkelijkheid de organisatie daarmee pas tot een afgegrensd systeem maakt. Omdat je wilt dat het bepaalde doelen nastreeft en functies vervult. Nadat je voor een systeemdoel hebt gekozen, maak je de organisatie tot een gesloten systeem met een (of meerdere) vaste functie(s) – een black box. 

Soms kan het nuttig zijn om je systeemgrenzen te verleggen omdat je dan beter de gewenste functie kan vervullen en kunt mee-veranderen met de organisatie context. Bijvoorbeeld omdat je een verantwoordelijkheid bent gaan voelen voor de distributie van groothandelaar naar de uiteindelijke klant. Dit maakt het dan mogelijk om te praten over wat er nodig is om een verzameling mensen en hulpmiddelen tot een systeem te maken en hoe de inrichting daarvan bepalend is voor de functie die het zal vervullen.

Een proces waarin je met werknemers en stakeholders op zoek gaat naar een gemeenschappelijk doel van de organisatie, stelt je dus niet alleen in staat om het bedrijf te bekijken met een systeembril. Dit maakt het namelijk ook mogelijk om de organisatie ook echt tot een systeem te maken dat die functie probeert te vervullen. Zijn niet alle werknemers het eens over het doel, dan zullen zij het toestaan dat hun gedrag geleid wordt door externe doelen. Deze hoeven niet altijd in lijn te staan met de doelen van de organisatie. Dergelijke medewerkers zullen zich dus anders kunnen gedragen dan hun rol in het systeem hen voorschrijft, omdat zij worden beïnvloed door elementen van buiten de systeemgrenzen. Oftewel, in het werk waarin de organisatie doelen voor iedereen leidend worden, wordt de organisatie ook echt een systeem dat je met die bril kan besturen, onderzoeken en verbeteren. De organisatie wordt dan echt een black box, die je pas open hoeft te maken als je merkt dat die niet goed meer functioneert. Met alle voordelen (en nadelen) die daarbij horen.

Systemen verbeteren is netwerken veranderen

Je moet dus eerst een doel of functie veronderstellen om een organisatie als systeem te kunnen benaderen. Dit is echter lastig als je alleen daarna pas de grenzen van het systeem kan aangeven. Een netwerk wordt daarentegen niet per definitie begrenst door een doel/functie, maar alleen door het aantal elementen dat verbindingen aangaat. Om een organisatie als netwerk te zien hoef je dus geen doel of functie te veronderstellen en blijf je flexibel in het vaststellen daarvan. Tegelijkertijd kan je dan nog wel het belang van samenwerking benadrukken, vóórdat je over zelfstandigheid (objectiviteit) en het juist functioneren van een systeem begint.

Een netwerkbenadering stelt je dus instaat om een inventarisatie te maken van alle elementen die zich in en rondom een bedrijf verzamelen. Zodat je hen daarna kan verenigen in een goed functionerend systeem (black box), door de manier waarop die elementen met elkaar verbonden zijn te veranderen en allen in dienst te stellen van een gemeenschappelijk doel. En zodat je de elementen die dat weigeren kunt uitsluiten door hen buiten de systeemgrenzen te plaatsen.

In een volgende post zullen we verder ingaan op het blackbox denken en het reduceren van complexiteit.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s